傳真機不能亡:日本辦公室革命受挫 政府數位化再等等

by:山謬
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在你往下閱讀本文之前,你知道下面這台機器的名字,以及它的功能嗎?

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對日本行政改革擔當大臣河野來說,傳真機是讓日本勞工離不開辦公室、無法維持長時間遠距工作的一大阻礙。圖為一台傳真機。

Photo: eltpics

把握疫情機會 日本努力廢傳真機

趁著COVID-19疫情帶來的遠距工作機會,從六月開始,日本行政改革擔當大臣河野太郎決定發起一場「辦公室革命」,希望到了月底除了少數特例,其餘中央部會都能停止使用傳真機,改以電子郵件作為主要的溝通工具。

部會反彈 廢不掉的傳真機

沒想到,他的政策卻在近期遭遇了各部會的一連串反彈,聲稱日常辦公「不可能」沒有傳真機,而這波反彈聲浪也讓河野只得暫時放棄趁著疫情機會加速日本政府數位化的計畫。

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雖然遇上COVID-19帶來的良機,但河野的廢除傳真機計畫成果並不理想,面臨了各部會的強力反彈。圖為河野本人。

歐新社/達志影像

傳真機妨礙遠距工作

談到自己廢除傳真機的看法時,河野指出,傳真機是在COVID-19疫情期間讓民眾無法穩定遠距辦公的一大障礙,有些日本的員工即使已經開始在家工作,卻仍還是為了要收發傳真,只得再一次回到辦公室。

考量到日本近期不論是疫情,還是COVID-19疫苗接種情形都不甚理想,進辦公室無疑增加了民眾感染COVID-19的風險。

敏感資料外洩疑慮 日本不能沒有傳真機

然而,很多反對河野廢除傳真機的人指出,就這樣直接轉換成為以電子郵件為主的形式會讓敏感資料有外洩的風險,因此除非有「足以確保安全性的新系統」,否則不應輕易停止使用傳真機。除此之外,也有人以「擔憂通訊環境是否足夠完備」、「危機管理上需要確保維持多個通訊線路」等為由,拒絕停止使用傳真機。

英國《衛報》表示,目前日本的法院、警察等機關確實還會用傳真機來傳遞敏感資料,因此國內不乏有人擔心用電子郵件溝通會導致資安問題叢生。

日本政府讓步 多數傳真機未退場

而目前這起爭議也以日本政府的讓步暫且落幕,一名官員也告訴媒體:「雖然很多部會可能已經停止使用傳真機了,但我沒法自豪地聲稱我們擺脫了大部分的傳真機。」

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在鑽研傳真機歷史的專家庫珀史密斯看來,傳真這項科技與日本至今仍以手寫為主的文化密切結合,成了它們難以讓傳真機退出辦公室的重要原因之一。圖為一張中國北京的行人經過街上一箱箱傳真機的照片,攝於 1998年。

路透社/達志影像

完美契合手寫 老一輩不願改變

《傳真:傳真機的崛起與沒落》(Faxed: The Rise and Fall of the Fax Machine,暫譯)一書的作者庫珀史密斯(Jonathan Coopersmith)便指出,日本之所以沒法徹底擺脫傳真機,一方面是因為至今仍以手寫作為主要的書寫方式,偏偏「傳真機恰巧就是一項與手寫完美契合的科技」,而另一項原因則在於部分老一輩的日本人從未真正打算要使用電腦,很多小企業也不覺得必要,因此也從未投入電腦的懷抱中。

庫珀史密斯甚至表示,「日本政府可能得等到老一輩的日本人退休、去世」,才有可能達成拋棄傳真機的目標。

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除了傳真機,另一個河野想改變的日本辦公室文化就是層層用印的「印鑑文化」。圖為日本印章店內一字排開的印章展示品。

美聯社/達志影像

非首次出師不利 挑戰廢印鑑文化

事實上,這已經不是河野首次出師未捷。早在去年,他就曾試圖改革日本辦公室層層蓋章的「印鑑文化」。當時日本國內也有聲音力挺河野,表示這種層層蓋章的作法「很不必要」,且蓋章很常需要雙方面對面的互動,無形中也增加了彼此感染COVID-19的風險。

而真要說起來,去年試圖廢除印鑑文化的努力,其實也為今年廢除傳真機的政策埋下了遠因,因為在河野眼中,這兩者間有著密不可分的關係。

停止蓋章,就可以停止發傳真

「為什麼我們需要把紙印出來呢?很多時候,僅僅是因為我們需要蓋章。」河野說道:「因此我們如果可以阻止用印的文化......我們自然而然就不再需要影印和傳真了。」

可線上執行行政程序稀少

根據日本智庫日本總合研究所(Japan Research Institute)的統計,在目前日本 5萬5,000種涉及中央政府的行政程序中,只有約 4,000種可以完全透過線上執行。因此,一決定要改變印鑑文化,河野的辦公室也隨即鎖定 1萬5,000種需要蓋印章的行政程序,希望最終能讓其中的 99%不再需要層層蓋章。

任務執行不順 河野態度軟化

然而,河野的努力雖然立意良好,可是出於部分日本議員及日本刻印業者的反對,成效並不理想。河野的態度也在與日本印鑑商協會的一次會面後軟化,表示自己「很喜歡印鑑文化」、也樂意推廣,但仍希望它能與日本的行政程序脫鉤。