首選:可以在家上班
根據麥肯錫(McKinsey & Company)2020 年的報告〈重新想像疫情後的工作與生活〉(暫譯,英文為〈Reimagining the Work and Life after the COVID-19〉)指出,疫情之前,一般認為辦公室對於生產效率、企業文化和吸引人才至關重要。所以企業在頂級商辦地帶設據點,設計上也注重促進合作或舒適度,像是開放辦公室或提供各種咖啡、茶點、健身器材等福利和優渥設施。
不過,當疫情使大多數人有了居家辦公的經驗,老闆和員工都發現,透過數位工具也能溝通和連結,而且產能並未下降。同一份報告的調查指出,80%的人喜歡在家上班,40%的人認為在家更有生產力。
整個城市都是我的辦公室
疫情加速推動全遠距時代,疫情後還需要維持嗎?反對派的代表性人物,特斯拉(Tesla)的執行長伊隆.馬斯克(Elon Musk),以及其他許許多多的老闆們,在疫情趨緩後,威嚇或邀請員工回到辦公室。這是因為他們的管理思想落伍嗎?也未必。
麥肯錫拋出一個值得思考的問題:也許人們現在感受到的協作滿意度與效率,來自於過去無數個小時在茶水間、辦公桌上的累積。會不會隨著實體互動減少,企業的文化與凝聚力,長期下來會受損?培訓與指導人才的機會也跟著下降?
夾在光譜兩端的中間,混合辦公,或是行動辦公、彈性辦公的折衷方案成為許多企業的選擇。這指的是一種結合遠距與實體,不需要每天進辦公室,多半沒有固定工時的制度。隨著組織的制度和文化鬆動,辦公空間也會因應需求的改變而變化。
疫情過後,不再是人「適應」辦公室
《圖解辦公室空間思維》指出,辦公室關係到生產力、文化、彈性,以及員工的幸福和快樂。每一個人都知道,看似簡單的設計決定,可以大幅影響員工每日的工作以及生產力。從管理的層面來講,辦公室設計也可以成為推動組織文化、促進創新的有力工具。
比方說,在舊的辦公室裡,有大量標準化的桌椅,主管坐在可以看到所有人的位置,呼應了階級分明的組織制度。一旦辦公室不再為了朝九晚五設計,辦公室的地點、大小、座位數量、會議室和茶水間的配置,甚至連使用的軟體、制度都會因此改變。
混合辦公,將是未來主流
根據《經理人月刊》的採訪,5家企業中,沒有2家採行相同的辦公制度,某程度上也可以印證,企業都還在摸索和觀察制度與空間的最佳實踐。不過,企業的改造方向,大多包含了更多會議討論場所、社交空間、非固定座位,及先進的視訊工具。
市場調查公司蓋洛普(Gallop)的結論是,混合辦公確實有助於員工取得工作與生活平衡,而且制度設計需要配合員工和業務需求。每個組織都有獨特的文化,員工的生產力也會有高低起伏。某些協作形式遠距運行順暢,某些卻無以為繼。不過,辦公室目前仍然是員工協作的最佳地點。所以,未來工作的樣貌可能大幅改變,但看起來辦公室仍會存在。