設定「不要做」清單 反而有助於工作效率

by:泥仔
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新的一天才剛開始,就覺得被排山倒海的待辦清單給淹沒了嗎?也許換個角度執行的時候到了。

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一名上班族在滿滿的待辦事項便條紙中,在額頭上貼了張「殺了我吧」的字條,無聲地抱怨著自己快被「待辦海」給淹沒了。

Photo: katiew

讓討厭的工作惹人愛一點

當來自加拿大的科技企業家威金森(Andrew Wilkinson)像往常一樣準備工作時,他覺得自己快被一大堆討厭的行程給淹沒了,像是要開一場超長會議、跟他不怎麼信任的人進行商業會談等等。為了讓自己的工作日變得可愛一點,威金森決定把先前聽過的「逆轉法」應用在自己的行程上。

用問題的反面解決它

威金森所謂的「逆轉法」是受到巴菲特(Warren Buffett)的商業夥伴芒格(Charlie Munge)啟發。在 2000年的投資者會議上,芒格談到人們應該透過理解問題的反面來解決問題,他說:「很多成功的人生背後都源自他們知道該避免什麼,像是一段糟糕的婚姻、或是早死。」

芒格的夥伴巴菲特也傳達出類似的意思:「芒格和我並沒有學到怎麼解決商業問題,我們只是學到了要怎麼迴避它們。」

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面對眼前一大堆擾人的工作,威金森想到了另外一種把工作變可愛的方式。

Photo: Wally Gobetz

著眼在負面效益

實際操作上,「逆轉法」就是比起著眼在怎麼最大化正面效益,更注重於盡可能地最小化負面影響。以此為標準,威金森替自己列了一張「反目標清單」,他先是寫下了最糟糕的一天會是什麼樣子:

1. 被一大堆冗長的會議淹沒
2. 一張被塞得滿滿的行程
3. 跟不喜歡甚至不信任的人應酬
4. 欠人情/失去事情的主導權

反過來說,這 4點的意思是這樣的:

1. 如果可以用email或電話解決的事情,就不要開會
2. 一件行程不要排超過 2個小時
3. 不要跟不喜歡的人談生意,就算你很難拒絕也一樣
4. 絕對不要放棄商業的主導權,也絕對不要欠有所圖的人人情

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透過「反目標」策略,也許我們可以去掉會讓我們分心的事情,更清楚地看到真正目標為何。

Photo: TeroVesalainen

比起大哉問  放眼可以處理的事

結果威金森發現,這些「反目標」讓他的工作有了「巨大改善」,他說:「我想人們總是想幫自己設好一條道路,但是像『什麼事情會讓我感到快樂?』這種問題並沒有一定的答案,反而是理解什麼會讓你覺得痛苦意外地容易許多。」

一條朝達標更容易的路

威金森和芒格並不是唯二執行「反目標」策略的人。著有《每周工作四小時》 的作者費理斯(Tim Ferriss)也曾經推廣過「不要做清單」,他相信「理解你不應該做什麼,反而可以幫你確定該怎麼做」。

另一名「反目標」的愛好者則是澳洲墨爾本公關公司Flourish PR的創辦人賽貝拉諾(Angela Ceberano),她提到自己在處理事情時會列出「不要做、開始做、繼續做清單」的「紅綠燈法則」。

賽貝拉諾相信,適時地停止沒有生產力的活動,對達成最終目標來說很重要,因為只要排除了無關的事情,就可以建立出一條更明確的達標之路。

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每天我們總是被各式各樣的待辦事項給淹沒,也許是時候換個態度來面對它們了。

Photo: worldoflard

換個角度  把同一件事情再看一次

賓州大學的沃頓商學院教授史懷哲(Maurice Schweitzer)則認為,「反目標」其實就是讓人用不一樣的方式來思考應該要怎麼辦。

「目標能夠讓我們更專注在特定方向,驅使我們朝特定的方向行動,」史懷哲以威金森的清單為例子,指出他列出了一連串簡潔又具體的行事方針,而且每一條實際上都辦得到,史懷哲說:「反目標就是透過不一樣的方式,幫助我們重新確認要解決的問題是什麼。」

上線時間:2017/10/12
增修時間:2017/10/17  修正錯字


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參考資料:
01 The power of a ‘not-to-do’ list
02 How setting “anti-goals” can keep work from being miserable
03 Should HR leaders be setting “anti-goals"?

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