你寫的email太正式還是太不正式?

---本文經授權轉載自《英語島》---

寫email常陷入兩難:擔心自己的email寫得不夠正式,老闆或客戶會覺得他不專業;有時又怕太正式,感覺和同事距離很遠,不該見外的事顯得見外。

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其實正式和非正式比語感來得單純,在慢慢培養語感之前,先抓到幾個關鍵,搭配這裡幫你整理的對照表,一點都不需要擔心太正式或不夠正式的問題:

一.  用字「難」還是「簡單」?

來看這兩句話

I have to apologize that….

Sorry that…..

不難判斷第一句比較正式。判斷正式和非正式的第一個準則就是你選了簡單的字還是難的字。apologize難,比較正式,sorry簡單,就不那麼正式。比較以下這些字,不難判斷哪種用法正式。

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二.  動詞用了「片語」還是「單字」

別人問你同不同意一件事,你要想一想,可能會這樣回答:

Give me time to consider.

I’ll think about it.

比起來第一句就更正式。片語think about相較於單字consider更口語。正式語言多用單字,非正式用片語。

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三.  是不是用很多簡寫?

要人儘快回覆,正式語言會不憚其煩用as soon as possible,但非正式會直接用ASAP,熟人之間的溝通會用很多像BTW(by the way),FYI (for your information)、Plz (Please)、THX(thanks)之類的表達。

四.  正式句子長,非正式句子短:

正式Could you please let me know if you are available for a meeting on 12th April?
非正式Can you get back to me ASAP?

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五.  一表搞定

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英語島

「我們在英文裡吃過的苦,原來知識才是真正的療癒。」英語島提供一種雙語的世界觀,包含社會創新、商業、科技、文化、旅行。這本雜誌很有趣,我們也不特別教英文,但你讀了英文自然就變好。我們有「世界旅行家」、有「知識的顏色」、有「英語實驗室」、有「Debug」…,知識的滲透是不可思議、恍然大悟,會讓英文走入靈魂。英語入魂,像傳說中的拉麵口味,吸一口,一口入魂。讀英語島雜誌,終於在英語裡找到知識趣味和品味:www.eisland.com.tw 

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